實驗室儀器設備如何使用檔案管理
2020-11-19
科研是鐵，儀器是鋼。儀器設備是科學研究和技術創新的基本工具，也是物理、化學、材料、生命科學等實驗科學“吃飯的家伙”。為了幫助大家加強實驗室儀器設備的使用管理，根據科學儀器設備檔案建檔規范的要求，結合實際情況，長沙艾克賽普儀器設備有限公司整理出以下實驗室儀器設備使用管理辦法。
一、管理要求和管理職責
1、科研儀器設備的建檔工作需納入單位的日常管理工作中，與科研儀器設備的計劃管理、采購供應和運行維護等管理工作同步進行。
2、科研儀器設備檔案應真實、完整地反映科研儀器設備的購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過程。
3、單位分管領導職責：保證單位科研儀器設備建檔及檔案管理工作所需的工作條件，定期檢查和研究解決儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實際問題。
4、設備管理部門職責：負責組織科研儀器設備自調研立項至報廢前的所有文件和技術材料的收集、整理、立卷并歸檔，按期將運行維護，年度報告等跟蹤材料及時歸檔。
二、建檔原則與歸檔標準
1、單位所有科研儀器設備均應按照國家有關資產管理要求建立嚴格的臺帳管理制度，確保帳物相符。
2、直接用于從事科研活動的儀器設備，其中標準設備單臺(套)價值在人民幣萬元以上的必須建檔。
三、歸檔范圍
（一）科研儀器設備采購階段
1、科研儀器設備選型論證材料（可行性研究報告等）；
2、科研儀器設備購置請購單；
3、購置“科研儀器設備”的批復文件；
4、機電設備進出口職能部門審批文件或復印件；
a．機電設備進口登記表；
b．進口許可證；
c．最終用戶與用途說明；
d．代理協議的付款通知書。
5、對外貿易商務簽約“合同”（外貿合同書）；
a．報價單和合同附件；
b．技術協議；
c．商務技術談判備忘錄。
6．進口科研儀器設備申請“海關減免稅”文件；
7．海關批準“進口貨物(科教用品)海關減免稅”證明；
8．海關報關單；
9．進口設備空運單、海關提單、運輸保險單。
（二）科研儀器設備驗收階段
1．設備到貨裝箱單、開箱檢驗記錄與破損記錄(照片)；
2．設備使用說明、安裝手冊、操作手冊、質保書、合格證、隨機技術資料；
3．商檢局檢驗結果單、進口商品檢驗申請單等；
4．進口商品質保期間內故障報告單；
5．商檢局出具品質、數量證書；
6．進口商品對外索賠、維修，更換貨物出口報關單；
7．儀器設備現場安裝和調試記錄；
8．儀器設備驗收報告；
9．儀器設備專業貨款結算發票憑證；
10．設備管理部門固定資產入庫驗收單；
11．儀器設備固定資產管理檔案建檔卡片臺帳登記表。
（三）科研儀器設備使用運行階段
1．科研儀器設備隨機技術資料檔案材料目錄；
2．科研儀器設備操作規程；
3．科研儀器設備使用管理規定；
4．科研儀器設備使用維修計劃；
5．科研儀器設備故障維修更換部件記錄報告；
6．科研儀器設備定期檢查、校驗（標定）記錄。
四、建檔與整理要求
1、從設備購置到設備驗收(設備到質保期滿)過程中的管理性文件和技術性文件，均由設備管理部門負責收集、積累(科研儀器設備使用部門形成的相關文件材料并入設備管理部門)，經整理、立卷后歸檔。
2、設備管理部門負責設備隨機文件材料以及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大、中型設備的開箱驗收必須有設備管理人員參加，監督、檢查、指導設備文字材料和技術材料的清點、驗收工作。
3、設備使用單位要認真做好設備到貨前后、運行的文字材料形成、積累和歸檔工作。做好設備技術材料整理歸檔，為今后設備的使用、維修、改造做到動態跟蹤管理。及時提交相關記錄補充建檔，確保設備文件的完整、系統、準確。
4、設備文字材料須使用規定書寫工具填寫、字跡工整，圖樣清晰。
5、設備文字材料歸檔保存時原則上應為原件。重要和經常使用的文件材料應酌加副本。
6、設備建檔由設備管理部門實行初步立卷的原則。設備驗收完成和進口設備索賠期滿后，資產管理部門的專(兼)職人員應及時將形成的設備所有文件材料整理組卷。
7、將購置設備文件及管理文件放入首卷，其余設備技術文件材料按設備的工作程序及重要程度，依次系統排列。卷內的文件材料應按文字材料在前，圖表在后的順序排列。
8、設備文件材料采用卷盒的保管形式，圖件按卷盒規格疊成手風琴式。引進設備文件的材料可裝卷盒或按其自然狀態保管。
9、對按卷管理的設備檔案組卷后應編寫頁號，凡有文字的頁面均為一頁，每卷頁號從1開始編寫，頁號位置在非裝訂線一側的上角；對按件管理的設備檔案，每件應加裝軟卷皮，逐項認真填寫并加卷內順序號；對不裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋上有檔號、件號的戳記章，并逐項填齊內容。
10、填寫卷內文件目錄和備考表。歸檔的案卷應填寫卷內文件目錄。卷內目錄可打印或使用規定書寫工具正楷填寫，字跡要工整、清晰，頁面要整潔，不得涂改。
案卷備考表中應寫明本案卷圖紙和文件材料的總頁數，并對文件材料的完整、準確程度、損壞、缺少情況加以說明。案卷內的圖紙和文字材料需要變更、修改時，由檔案管理人員及時在備考表上注明。
11、設備文件材料中的非紙質載體材料應歸檔，需要使用時可辦理借閱，存檔時應放人特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號。
12、設備文件材料保管期限的確定原則：設備文件材料的價值作為設備的組成部分而存在，其保管期限與設備共存。
五、設備檔案的管理和借閱
1、設備管理部門和課題組應隨時收集設備在使用和運行中形成的文件和工作記錄，根據設備管理情況對檔案進行必要的補充。
2、對已歸檔的設備檔案，一般不允許更改。如確需更改，科技人員需提出更改內容和理由，填寫更改申請書，經設備使用部門負責人或設備管理部門批準后，方可進行修改。
3、設備檔案材料未歸檔前，一般不外借。設備檔案一般只允許設備使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關檔案，需經設備管理部門同意后在所在地閱覽。
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